Innhold
Et lønnssystem er viktig, for gjennom det kan du behandle lønnen din. De tre systemtyper er: manuell, datastyrt (brukt av selskapet selv) og eksternt (outsourcet). Det manuelle systemet krever at du behandler manuelt, datastyrt, lokalt laget, bruker programvare for å behandle lønn og det eksterne systemet betyr outsourcing til en tjenesteleverandør. Et lønnssystem flytskjema viser sekvensen der du behandler det, optimaliserer prosedyren og gjør deg oppmerksom på alt.
retninger
-
Tegn flytskjemaet med en kontorpakke - dette er den beste måten å få en profesjonell luft på. Du kan imidlertid tegne diagrammet for hånd. Opprett bokser og piler som viser strømmen av lønnsbehandling, for eksempel hvor den starter og slutter.
-
Lag et flytskjema for et manuell lønnsystem. Det skal vise alle manuelle oppgaver involvert i behandling av lønnslisten via dette systemet.
Eksempel: Samle poengkort, sjekk dem for å se hver ansattes status, kontakt veileder om feil eller tvilsomme situasjoner, og beregne hvert punktkort manuelt. Opprett en sekvens som involverer behandlingstjenester, for eksempel manuell lønnsberegning, lovfradrag (f. Eks. Lønnsskatt), frivillige fradrag (for eksempel pensjons- og helsemessige fordeler) og lønn. Gjør en annen rekkefølge som viser etterbehandlingsoppgaver, for eksempel manuelt å opprette og vise lønnsposter, lage og publisere daglige oppføringer og legge inn lønninger til banken.
-
Lag et flytskjema for det datastyrte systemet som brukes i selskapet selv. Dette systemet eliminerer manuell behandling. Gjør flytskjemaet spesifikt til dine krav til lønnsprogrammer.
Eksempel: Oppdater punktdataene i programvaren, se gjennom det, og undersøk hva som er åpent. Behandle lønnslisten gjennom programvaren, skriv ut forhåndsbehandlingsrapporten, kontroller arket gjennom rapporten, og foreta de nødvendige endringene.Opprett og send direkte innskuddsfiler til banken, deponere medarbeiderfonde, betale bankgebyrer og lukk lønn. Spesielt når du lukker lønnen, sparer den lønnsopplysningene i sin helhet for betalingsperioden på systemet.
-
Lag et flytskjema for det eksterne systemet. Ved outsourcing av lønnslisten vil tjenesteleverandøren be deg om å sende arkdataene for hver betalingsperiode. Leverandøren tillater deg vanligvis å sende dataene via faks, e-post eller på nettet. Flytdiagrammet bør inneholde detaljer om hvilken metode som er nødvendig.
Eksempel på nettbasert metode: Gjennomgå arbeidsdagsdata, kontakt veileder for eventuell avklaring, rapporter om endringer i lønn for ansatte og arbeidstidsdata på leverandørsystemet. Kontroller dataene som er oppgitt gjennom leverandørens elektroniske system, arkiver mottatte lønnsdata og distribuere lønnene.
tips
- Lag flytskjemaet slik at det relaterer seg til hver lønnsprosess. Oppdater det når en systemendring oppstår.
- Flytdiagrammet bør inkludere føderale og statlige skatteforpliktelser, som inntektsskatt og rapportering.