Innhold
I et travelt kontor med flere konferanserom kan det være vanskelig å holde styr på hvilke konferanserom som er i bruk og til hvilke tider. Kalenderen i Microsoft Outlook kan brukes til å planlegge møter, avtaler og arrangementer, og kan også brukes til kontortjenester, for eksempel planlegging av konferanserom. Du kan sette opp en kalender for å planlegge alle konferanserom, slik at ansatte enkelt kan se tilgjengeligheten til konferanserommet for enhver dato og klokkeslett.
retninger
-
Åpne Microsoft Outlook. Klikk på «Kalender» i bokmerkepanelet. Høyreklikk «Kalender» og velg «Ny kalender». Skriv inn et navn for den nye kalenderen, for eksempel "Konferanserom Schedule".
-
Klikk på "View Schedule" i grensesnittstrimmelen. Høyreklikk kalenderen og velg "Ny avtale".
-
Klikk på "Kategoriser" på båndet og velg "Alle kategorier". Velg en fargekategori og klikk på "Rename". Skriv inn et navn for kategorien, for eksempel "konferanserom 1" eller "hall konferanserom". Gi nytt navn til de ekstra fargekategoriene, ett for hvert konferanserom. Klikk på "OK".
-
Skriv inn en tittel for et møte eller en hendelse i tekstfeltet. Skriv inn nummeret eller navnet på konferanserommet i tekstboksen Plassering. Angi startdag og klokkeslett for bruk av konferanserommet med sluttbrukstid. Hvis et konferanserom skal brukes i flere dager, kan du endre sluttdato.
-
Skriv inn detaljene i det planlagte møtet for konferanserommet i hovedvinduet. Du kan inkludere en beskrivelse av møtet og en liste over deltakere.
-
Klikk på "Kategori" på båndet og klikk på konferanserommet der møtet skal holdes. Denne fargekoden i kalenderen gjør møtet enkelt differensiert mellom de ulike konferanserommene som er i bruk samtidig.
-
Klikk på "Lagre og lukk" for å lukke konferanserommet og gå tilbake til kalenderen.