Hvordan skrive en begrunnelsesrapport

Innhold

• retninger
• Hvordan skrive en begrunnelsesrapport
• tips

Begrunnelsesrapporterne er skrevet for å forutse endringer i regler eller prosedyrer. De er ofte skrevet uten noen forespørsel fra leseren. Rapporten fokuserer på å svare på spørsmålet "hvorfor skal vi?" De gjør dette ved å gi overbevisende bevis og argumenter til fordel for endringene rapporten foreslår.

retninger

Å skrive en overbevisende begrunnelsesrapport er ikke lett. (fleissig bilde av Yvonne Bogdanski fra Fotolia.com)

Hvordan skrive en begrunnelsesrapport

1. Bruk en grunnleggende overskrift (Til / Fra / Dato / Emne) og fyll ut det riktig. Gjør det klart hvem som skal lese rapporten, hvem skrev den, og hva den handler om.

2. Skriv et åpningsavsnitt som beskriver problemet eller hensikten med rapporten din. Forklar i et nøtteskall hva dine anbefalinger er og fordelene de vil bringe.

3. Skriv en introduksjon til rapporten som forklarer betydningen og hensikten med rapporten mer detaljert. Skriv inn relevant informasjon som vil hjelpe leseren å forstå grunnene og årsakene til deres anbefalinger.

4. Bruk hoveddelen av rapporten til å forklare hvordan du foreslår å implementere anbefalingene. Vennligst oppgi detaljerte opplysninger om de nye prosedyrene eller løsningene. Forklar hvem som vil være involvert, hva de vil gjøre, hva det vil koste og hvor lang tid det tar å bli implementert. Vennligst oppgi undersøkelsen eller metodene du fulgte for å komme frem til konklusjonene dine. Ta med ulemper og problemer som nye prosedyrer kan skape. Vær presis, organiser materialet ditt logisk, og vær ærlig, det vil gi styrke til dine argumenter.

   
   

5. Fullfør begrunnelsesrapporten din med en kort oppsummering av dine funn og anbefalinger. Ikke skriv inn ny informasjon i denne delen; I stedet vurderer du de viktigste argumentene som støtter dine anbefalinger. Skriv et kort ferdigstillingsavsnitt for rapporten.

tips

• Fremhev fordelene med dine anbefalinger, og forklar hvordan de oppveier eventuelle ulemper.
• Hold skrivingen positiv. Unngå ord som "kanskje", "tenk" og "muligens".
• Gi balanse for rapporten om å diskutere løsninger. Legg deretter anbefalingen som du fortaler, er mer lovende.
• Vær klar over hvilke skritt du synes bør tas i dine anbefalinger. Unngå generaliteter; være spesifikk. Presentere hver anbefaling i den aktive stemmen, for å gi styrken til forslagene dine.