Innhold
Memoarer er en av de mest nevnte funksjonene i det daglige kontorlivet, de ser ut til å spire fra nesten overalt og kan dekke et nesten uendelig utvalg av fag. Utstedelsen av notater er imidlertid for en rekke grunnleggende formål og har vanligvis klart identifiserbare mål som generelt er opptatt av å løse situasjoner og gir tilleggsinformasjon om et problem som ikke krever et møte på det.
problemer
Problemer kan raskt identifiseres og diskuteres i sammenheng med et memorandum, slik at ansatte umiddelbart kan bli oppmerksomme på potensielle vanskeligheter og nye utfordringer som nærmer seg. Disse problemene kan variere, ettersom noen kan diskutere trender som vil utvikle seg i det lange løp (for eksempel en nedgang i effektiviteten til en bestemt avdeling), eller kan være mindre formelle og mer umiddelbare (for eksempel å informere ansatte om dårlig vær før de kommer hjem på slutten av dagen). En karakteristikk for disse notatene om problemer er at de kan søke tilbakemelding for å vurdere mulige løsninger og fremtidige strategier.
løsninger
Løsningsbaserte notater kan gi et utvalg av informasjon, eksempler inkluderer hurtige rettelser på tekniske problemer, kunngjøring om at en ny strategi er besluttet å løse et eksisterende problem, eller gi oppdatert informasjon om innkodskoder og sikkerhetsmekanismer. Løsningsmemorandum er også en mulighet til å gi oppmerksomhet til ansatte som har vist deres brukbarhet eller kreativitet for å møte spesifikke utfordringer ved å kommunisere til andre om deres suksesser (for eksempel: "Vi vil takke Mathew Baker for hans samordningsarbeid for å forbedre vårt kjernenettverk. datamaskiner, slik at systemet kan fungere betydelig raskere enn i forrige måned. ").
tilbakemeldinger
Tilbakemeldingsmemoer kommer i mange forskjellige former, selv om disse kan differensieres mellom notater sendt til ulike ansatte og notater sendt til en enkeltperson. Når tilbakemeldingsnotater sendes til en stor gruppe, kan de oppdatere medarbeiderne om problemer som tidligere er oppdratt i møter, noe som gir en følelse av kontekst og kronologi til tidligere diskusjoner (et eksempel på dette ville være et notat takker ansatte for å delta på en bloddonasjon eller samarbeidsprosess). Når tilbakemeldinger sendes til en enkelt ansatt, vil det imidlertid vanligvis være veldig spesifikt og relatert til kvaliteten på arbeidet som leveres av arbeidstaker og hvilke områder som skal fokuseres på fremtidige forbedringer.
Kommentarer til situasjoner
Fra tid til annen kan det være hensiktsmessig for ledere å sende notater om pågående hendelser, eller for å gi offisielle kommentarer om bestemte situasjoner, for eksempel "Vi vil gjerne takke brannvesenet for deres hjelp under den siste brannen av vårt lager ". Denne typen memorandum kan også inneholde instruksjoner for ansatte som ikke skal offentliggjøre enkelte interne problemer. For eksempel, "Vi ønsker å be om at alle ansatte avstår fra å spekulere offentligt om vår mulige fusjon med et annet selskap, noe som kan undergrave avtaler pågår. "