Innhold
Meldingene du skriver som regnskapsfører, forteller deg mye om din faglige erfaring og din troverdighet. Regnskapsførere er ansvarlige for å skrive alle typer notater, inkludert de uformelle for kollegaer og veiledere, de formelle for avdelingsenhetene, og fakturaene for klientene. Et dårlig skrevet notat om regnskap kan forvirre mottakerne og skade prestisje i firmaet ditt. Lære å skrive regnskapsmessige notater med klarhet og nøyaktighet er nøkkelen til effektiv forretningskommunikasjon og etablering av et godt omdømme innen organisasjonen.
retninger
-
Bestem publikum og hensikten med notatet ditt. De fleste av dem er vant til å trekke oppmerksomhet på problemer, tilby løsninger, kommunisere selskapets offisielle mål eller formidle ny informasjon. Ikke send et notat til et helt kontor hvis det bare gjelder en avdeling. Vurder også følsomheten til materialet og om informasjonen blir bedre overført gjennom et offisielt memorandum eller kommunisert personlig.
-
Format memo header ved hjelp av følgende seksjoner: TIL: (mottaker navn og tittel), DE: (ditt navn og tittel), DATE: (fullstendig og gjeldende dato) og SUBJECT: (hva memoet handler om).
Sørg for at mottakerne blir behandlet med riktig navn og formelle jobbtitler. Vær spesifikk og kortfattet i emnelinjen. For eksempel kan "End of semester" som emnelinje bety noe for mottakeren. I stedet bruker du noe som "Nye arkiveringsprosesser innen slutten av semesteret".
-
Gi en kort oppsummering av hva notatet handler om i åpningssegmentet. Formålet med åpningstråden er å gjøre det klart for mottakeren hvorfor de mottar notatet og hvorfor de burde lese dokumentet. Hold åpningssegmentet i et kort avsnitt.
-
Legg til en kontekst som beskriver problemet, hendelsen, forholdet eller konteksten til notatet. Konteksten kan være åpnings setningen i neste avsnitt ("På grunn av forvirringen knyttet til innleveringsprosedyrene i det siste semesteret ..."), eller et komplett separat avsnitt, avhengig av mengden informasjon som trengs for å få alle mottakere å holde seg oppdatert.
Følg sammenhengen med oppgavesegmentet, som er delen av notatet som beskriver hva som gjøres for å løse problemet eller problemet ("Vi implementerer nye innleveringsprosedyrer for neste semester ..."). Hold oppgavesegmentet til en setning eller et kort avsnitt, avhengig av problemets kompleksitet.
-
Spor oppgavetråden med en komplett diskusjon som gir ytterligere detaljer og støtte. Diskusjonstråden bør være den lengste delen av notatet og inneholder alle fakta og undersøkelser som støtter anbefalingen (er) som er opprettet av den. Advance med de mest relevante detaljer og bevisstyrker.
-
Fullfør notatet med et kort lukkesegment, ikke mer enn et avsnitt, som på en høflig måte beskriver handlinger du vil at memo-mottakeren skal ta ("Begynn neste måned, følg de nye lagringsprosedyrene. .. "). Legg vekt på hvordan mottakeren vil ha nytte ved å følge handlingene som er skissert i notatet ("Vi håper disse nye lagringsprosedyrene vil spare tid og redusere arbeidsbelastningen ...")
tips
- Legg ved lister, grafikk, artikler eller annen relevant kilde til notatet ditt. Legg til et notat i slutten av notatet hvis du inkluderer vedlegg, for eksempel "Vedlagt: Ny lagringsprosedyre."
- Hvis dette er ditt første notat, må en kollega eller veileder vurdere det for nøyaktighet og sørg for at du ikke gir noe ut.
advarsel
- Når du sender et notat med feil skriving av navn, tittel eller e-postadresse, kan det føre til at kollegaene ikke tar notatet alvorlig og til og med skadet sitt omdømme hvis det er en gjentakelse. Sjekk alltid to ganger for å få fullstendig nøyaktighet før du sender notatet.