Innhold
- Motta anrop
- Identifiser behovene til den som ringer
- Overføre anrop til den aktuelle personen på kontoret
- Avslutt samtalen
Innledende kommunikasjon mellom en potensiell klient og et advokatfirma gjøres vanligvis via telefon og med resepsjonist. Derfor er det viktig at bedriftens resepsjonist alltid er profesjonell og høflig. Opprettholde profesjonalitet kan noen ganger være en utfordring, spesielt for resepsjonister som deltar i et stort antall samtaler daglig, men det er visse prinsipper som du alltid bør følge når du svarer på anrop hos advokatfirmaet.
Motta anrop
Svar på hvert anrop ved å si navnet på advokatfirmaet ditt, navnet ditt, og identifiser hvem som ringer og spør, "Hvordan kan jeg hjelpe deg?" For eksempel: "God morgen, dette er lovkontoret for X og Y, Jane snakker, hvem snakker jeg med?" Når du har identifisert innringeren ved navn, spør, "Hvordan kan jeg hjelpe deg i dag, Mrs Z," husk å henvise klienten ved navn for resten av samtalen. Notater under hver samtale kan være nyttige, spesielt med hensyn til navn. Hold en positiv tone under samtalen, vær tålmodig og aldri miste temperamentet ditt. Unngå å bruke jargong, slang eller ikke-ord som "aham" og "hum".
Identifiser behovene til den som ringer
Det er svært viktig å lytte nøye til hva den potensielle kunden trenger for å møte dine behov og gi den ønskede informasjonen på en klar og kort måte. I hver samtale er det noen som søker etter informasjon eller en bestemt person.
Overføre anrop til den aktuelle personen på kontoret
Hvis du må overføre samtalen til en advokat, ber kunden om å vente på overføringen på linjen. Kontakt deretter advokaten og kunngjør samtalen etter kundens navn og formål med samtalen, så gjør overføringen dersom advokaten er tilgjengelig. Ikke la kunden vente på linjen i mer enn 45 sekunder. Etter denne perioden, spør om klienten foretrekker å fortsette å vente, hvis han ønsker det når advokaten returnerer anropet eller hvis han foretrekker å ringe senere.
Avslutt samtalen
Før du slår av, spør du om du kan hjelpe med noe annet og takke kunden for å ringe advokatfirmaet. Det er sjelden for en resepsjonist å overbevise den potensielle kunden om å ansette tjenesten, men det er svært vanlig at klienten går tapt av en dårlig, uhøflig eller uprofesjonell tjeneste.